Intitulé du poste
ASSISTANT(E) DE FORMATION - H/F en Alternance
Description du poste ou de la mission
Apporter un premier niveau d’information, d’accompagnement et de conseil, dans le cadre d'un ou plusieurs portefeuilles, en collaboration avec le Conseiller(ère) Formation concerné(e) :
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Répondre aux demandes entrantes des adhérents en recevant les appels et les mails, principalement sur son portefeuille de rattachement et si nécessaire sur un autre portefeuille
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Traiter et instruire les demandes entrantes, en priorité sur un ou plusieurs portefeuilles de rattachement, et intervenir au besoin sur l'ensemble de la région
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Être l'interlocuteur(trice) unique de gestion de certains clients de son portefeuille
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Détecter les opportunités et remonter les nouveaux besoins des adhérents auprès du(de la) Conseiller(ère) Formation ou du(de la) Chargé(e) de Formation
Apporter un soutien au(à la) Conseiller(ère) Formation ou au(à la) chargé(e) de formation dans le cadre de ses missions (planification des visites, inscriptions à un webinaire, actions de communication auprès des entreprises)
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Qualifier et renseigner le CRM pour tracer ses actions
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Intervenir sur l'ensemble des dispositifs (apprentissage, PDC, fonds extérieurs, etc.) mutualisés à l'échelon régional
Assurer le traitement administratif et financier des dossiers de formation, sous la supervision hiérarchique du(de la) Responsable de Production ou du(de la) Directeur(trice) de Région :
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Traiter les demandes de financements des dossiers de formation, instruire et engager les dossiers, y compris ceux de l'apprentissage, selon la répartition définie par le(la) Responsable de Production ou le(la) Directeur(trice) de Région, sans être nécessairement rattaché à un portefeuille d'entreprises défini
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Instruire et mettre en paiement les demandes de remboursement et factures de dossiers de formation (contrôle de cohérence, génération de factures, etc.) pour tous les dispositifs hors apprentissage
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Assurer la mise en conformité des dossiers
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Respecter les délais d’instruction et de paiement
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Appliquer les process, procédures et modes opératoires des activités de production
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Respecter les règles et critères de prise en charge de Constructys et des co -financeurs
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Être en contact avec les entreprises et les prestataires concernant des questions administratives (relances de dossiers, sollicitation de pièces complémentaires, …) : mails ou appels sortants ou entrants
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Contribuer au déploiement des outils et à la digitalisation des activités de production
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Contribuer à l’amélioration continue des outils métiers
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Se tenir à jour de l'évolution des procédures et modalités de financement
Réaliser pour une durée déterminée et à la demande de la Direction Générale, en cas de nécessité impérieuse ou d’intérêt général, des activités spécifiques, permettant de garantir la continuité des missions essentielles de l’OPCO.
Compétences attendues :
Profil recherché et qualités attendues
Apprenti préparant un diplôme de niveau 5 dans le domaine de la gestion administrative et organisationnelle de l’entreprise ainsi qu’en relation commerciale.
Rigoureux(se) et organisé(e), vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service client, votre capacité d’écoute et d’adaptation ainsi que votre réactivité.
Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, vous possédez aussi une réelle aisance au téléphone et vous savez faire preuve d’empathie et de pédagogie dans vos relations avec les autres.
Conditions
Statut : Apprenti
Salaire : En fonction de l’âge à l’entrée du contrat d’apprentissage + Tickets restaurant + Mutuelle
Lieu : Lesquin